Cumplimiento de las solicitudes sobre LOPD

Mi anterior entrada versaba sobre cómo ejercitar un derecho de acceso, rectificación, oposición o cancelación de datos personales ante una empresa. Ahora toca cómo atender, por parte de las empresas, a las solicitudes recibidas al respecto de la protección de datos.

El derecho de acceso es la facultad de todo interesado de solicitar y obtener información del responsable de un fichero acerca de sus datos de carácter personal que estén sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean hacer de los mismos. Desde la recepción de la solicitud de acceso a datos de un interesado, el responsable del fichero (la empresa), resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud, es decir, que habrá de responder expresamente si se atiende o no tal solicitud. De no hacerlo, el interesado puede solicitar tutela a la Agencia Española de Proteción de Datos. Otro aspecto importante es que la información que se ha de brindar al interesado ha de ser en todo caso gratuita. Igualmente, la empresa podrá denegar el derecho de acceso a los interesados, cuando el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto.

La rectificación es un proceso a aplicar en aquellos supuestos en los que existan datos erróneos o inexactos. No consiste en el borrado o destrucción física de los datos, sino únicamente en la sustitución de los mismos por aquellos que sean correctos. La empresa, ante el ejercicio de este derecho por parte del interesado, habrá establecer las medidas oportunas en el plazo máximo de diez días.

La cancelación es el proceso de borrado (o bloqueo de datos) que se debe realizar en los supuestos en que los datos del fichero resulten inadecuados o excesivos con relación a su finalidad o que el cliente lo solicite. La empresa, ante el ejercicio de este derecho por parte del interesado, habrá establecer las medidas oportunas en el plazo máximo de diez días.

Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá comunicar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, también en el plazo de diez días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, asimismo, a rectificar o cancelar los datos.

La oposición es un derecho que tiene el interesado para impedir que sus datos sean tratados para una cierta finalidad. Así por ejemplo, un cliente se puede oponer a que sus datos sean utilizados para el envío de comunicaciones comerciales por correo electrónico o postal pero no al resto de finalidades de tratamiento de sus datos. Igualmente existe el plazo máximo de diez días para que la empresa atienda a tal ejercicio, si bien en este caso, además habrá de comunicar al interesado dentro del mismo plazo y de forma expresa la atención de su derecho. Asimismo, en el caso de que no se disponga de datos de carácter personal del afectado se deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo.

Si bien estos consejos operativos son útiles a la hora de hacer frente a reclamaciones de clientes, contactos, potenciales clientes, candidatos, proveedores o cualquier tercos, lo fundamental, a parte de atender correctamente las solicitudes, es que el tratamiento de los datos se haga conforme a la LOPD (medidas de seguridad, deber de información, consentimiento, inscripción de ficheros, etc.), porque de lo contrario, la empresa estará expuesta al continuo riesgo de sanciones importantes.